Tauchen wir ein in die Reise eines wachsenden Unternehmens! Oliver, unser CEO, ist nicht mehr allein an Bord. Wie können wir BockPress auf intelligente und einfache Weise neu organisieren, damit jedes neue Mitglied dieses Abenteuers unsere Arbeitsabläufe verstehen und aufholen kann? Werfen wir einen Blick auf diese Herausforderung, vor der wir derzeit stehen.
Quelle: 251 – Bessere Systeme = weniger Überwältigung mit Melissa Morris
Bevor wir eine vollständige Überprüfung all unserer Prozesse unternehmen, habe ich mir einen Podcast von Josh Hall angehört, in dem er Lösungen für die Organisation der verschiedenen Prozesse in einem Unternehmen erörtert und vor allem dafür sorgt, dass sie auf Dauer einfach und aktuell bleiben.
Zuerst einmal den Workflow abbilden !
Da BockPress wächst, sind wir gerade dabei, den Arbeitsablauf eines typischen Projekts von A bis Z zu beschreiben und detailliert darzustellen, wobei wir über K für die Kundenwerbung und Q für die Qualitätsbewertung gehen.
Es ist nicht leicht, spontan zu denken, und deshalb ist es ein täglicher Prozess. Bei jedem laufenden oder neuen Projekt versuchen wir, unsere Arbeit zu protokollieren und den Ablauf zu optimieren, indem wir eine nützliche Dokumentation erstellen, die wir nach und nach verbessern.
Das Festlegen von Zeitrahmen für jede Phase eines Projekts, das Definieren von wichtigen Meilensteinen und des erforderlichen Arbeitsaufwands sowie das Verständnis der Arbeitsmenge während des Jahres sind die beste Hilfe, um unsere Arbeitskapazität zu verwalten. Es ist viel Arbeit, ich kann jedoch die Spitze des Berges sehen!
Das Kennen der eigenen Werkzeuge
Hier bei BockPress lieben wir Notion. Stell dir ein Blatt Papier vor, das mit einer Vielzahl von anderen leeren Blättern verbunden ist. Du hast die volle Freiheit, deine Kreativität auszudrücken, um ALLES zu organisieren… mit der Voraussetzung, dass du weißt, was du tust! Youtube-Tutorials sind in diesem Fall definitiv die beste Lösung.
Jetzt kannst du ein Dokument in einem Wimpernschlag erstellen? Großartig! Aber erinnern wir uns, dass wir im Team arbeiten. Und das ist es, was hier wichtig ist.
Die Beherrschung unserer Werkzeuge als Teil unseres Teamworkflows: Wer kann was tun? Wie definieren wir die Aufgaben, Benachrichtigungen usw. so, dass niemand überfordert wird und die Arbeit effizient erledigt wird? Das gibt uns einen langfristig einen guten Überblick.
Das Organisieren geht los
Wir haben nun unseren Arbeitsablauf und unsere Werkzeuge. Mischen wir sie zusammen und schneiden sie in kleine Stücke: Nun kommt die Schritt-für-Schritt-Checkliste! Der Kunde muss jedoch nicht alle technischen Schritte kennen, um seine Website zu erstellen. Er muss nur wissen, dass die verschiedenen Phasen erfolgreich durchgeführt worden sind. Aus diesem Grund macht man ein Unterschied zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement.
Das Aufgabenmanagement ist Teil des Projektmanagements: z.B. brauche ich zehn verschiedene Aufgaben, um eine Phase des Projekts abzuschließen.
Da ihr kompetent seid in dem was ihr tut, und auf die Kenntnisse und die Fähigkeiten eures Teams vertraut, sind die Aufgaben nicht übermäßig aufzulisten, da sonst alle überfordert wären.
Nicht vergessen: die Prozesse mit dem Wachstum des Unternehmen zu aktualisieren !
Was nützt es schließlich, wenn wir viel Zeit darauf verwenden, über unsere Prozesse nachzudenken, sie aufzuschreiben und zu organisieren, wenn wir sie nicht mehr nutzen? Oder wenn wir nach 5 Jahren wieder viel Zeit verlieren, wenn wir feststellen, dass die Systeme veraltet sind ? Bei BockPress haben wir den Ehrgeiz, unsere Unternehmenssysteme so weit wie möglich auf dem neuesten Stand zu halten.
Regelmäßig werden wir unsere Arbeitsabläufe, Unternehmensstandards und Dokumentationen überprüfen und sicherstellen, dass diese in BockPress verbreitet sind. Das ist noch ein weiterer Prozess, um unsere Prozesse auf dem neuesten Stand zu halten!
Diese große Zeitinvestition wird sich lohnen, denn sie ermöglicht es uns, die Qualität und den Umsatz zu steigern und unseren Stress auf einem überschaubaren Niveau zu halten.
Ich bedanke mich, dass du bis hierher gelesen hast. Das war ein kleiner Einblick in unsere Reise als wachsendes Unternehmen.
Bleib’ mit dabei, um dieses Abenteuer weiterzuverfolgen!